¿Debo guardar los partes de viajeros firmados? Plazos y formatos

Sí, debes guardar los partes de viajeros firmados durante al menos 3 años. La ley acepta formato físico o digital, siempre que puedas presentarlos ante una inspección. A continuación te explicamos los detalles para que no te pille desprevenido.

Si gestionas cualquier tipo de alojamiento en España — hotel, apartamento turístico, casa rural o vivienda vacacional — ya sabes que el registro de viajeros es obligatorio. Lo que muchos gestores pasan por alto es que enviar los datos a SES Hospedajes no es el final del proceso. También tienes que conservar los partes firmados.

¿Qué dice la normativa?

El Real Decreto 933/2021 establece que los proveedores de alojamiento deben conservar los partes de viajeros firmados. La obligación tiene dos patas:

1. Guardar el parte con la firma del huésped (digital o manuscrita)
2. Mantenerlo accesible durante el plazo legalmente establecido

El objetivo es claro: que las fuerzas de seguridad puedan acceder a los registros si lo necesitan, incluso meses después de la estancia.

¿Cuánto tiempo hay que conservarlos?

El plazo general es de 3 años desde la fecha de la estancia. Durante ese periodo, cualquier inspección puede solicitarte los partes y debes poder presentarlos.

Algunos puntos a tener en cuenta:

• El plazo empieza a contar desde la fecha de check-out del huésped
• Si recibes una solicitud de las autoridades dentro del plazo, debes responder en un tiempo razonable
• Pasados los 3 años, puedes destruir los registros — y de hecho conviene hacerlo para cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD)

No conservar los partes durante el plazo establecido puede acarrear sanciones. Y no poder localizarlos cuando te los piden es, a efectos prácticos, lo mismo que no tenerlos.

¿Formato físico o digital?

Ambos son válidos. La normativa no impone un formato concreto, siempre que el parte sea legible, íntegro y contenga la firma del huésped. En la práctica:

• Formato físico: fichas impresas firmadas a mano, archivadas por fecha o propiedad. Funciona para volúmenes bajos, pero escala mal y es vulnerable a pérdidas, deterioro o desorden.
• Formato digital: archivos PDF, imágenes escaneadas o registros en una plataforma de gestión. Más fácil de buscar, respaldar y presentar ante una inspección. Es la opción que recomendamos para cualquier gestor con más de un puñado de reservas al mes.

Si usas firma digital — como la que ofrece Autoregistro — el parte ya nace en formato electrónico, con la firma integrada. No necesitas imprimir nada ni escanear documentos.

Cómo organizar el archivo

Un archivo que no puedes consultar rápidamente no te sirve de mucho. Algunas prácticas que funcionan:

• Organiza por propiedad y fecha de estancia
• Usa nombres de archivo descriptivos si guardas PDFs (por ejemplo: 2026-03-15_apartamento-centro_garcia-lopez.pdf)
• Haz copias de seguridad periódicas si el archivo es digital
• Si usas papel, guarda los partes en carpetas etiquetadas y en un lugar seco y accesible
• Establece una rutina para purgar los registros que superen los 3 años

Protección de datos: el otro lado de la moneda

Los partes de viajeros contienen datos personales protegidos por el RGPD. Eso significa que, además de conservarlos, tienes que protegerlos:

• Limita el acceso a las personas que realmente lo necesitan
• No compartas partes por canales no seguros (nada de WhatsApp con fotos de pasaportes)
• Destruye los registros una vez superado el plazo de conservación
• Si sufres una brecha de seguridad que afecte a estos datos, tienes obligación de notificarla

Guardar los partes más tiempo del necesario no es prudencia — es un riesgo innecesario bajo la normativa de protección de datos.

Qué pasa si no los guardas

Si una inspección te pide los partes y no puedes presentarlos, te expones a sanciones administrativas. La cuantía depende de la gravedad y la reincidencia, pero el mensaje es simple: el coste de archivar correctamente es infinitamente menor que el de no hacerlo.

Simplifica el archivo con Autoregistro

Si gestionas varias propiedades o un volumen alto de reservas, mantener un archivo manual de partes firmados es una receta para el caos. Autoregistro resuelve esto de raíz:

• Cada huésped firma digitalmente durante el check-in (remoto o presencial)
• El parte firmado se almacena automáticamente en tu panel, asociado a la reserva
• Puedes buscar, filtrar y descargar cualquier parte en segundos
• El historial se mantiene accesible durante todo el plazo legal
• No necesitas carpetas, escáneres ni hojas de cálculo para llevar el control

El resultado: cumples con la obligación de conservación sin dedicar ni un minuto extra a archivar documentos.