Inventario de tu vivienda turística: cómo hacerlo bien y por qué te ahorra dinero cada mes

Tener un inventario detallado de tu vivienda turística te ahorra broncas, robos y horas de trabajo. Te cuento cómo montarlo, qué incluir y cómo mantenerlo actualizado sin volverte loco. Con ejemplos, plantillas mentales y los errores que veo una y otra vez en propietarios que llevan años en esto.

Por qué necesitas un inventario (aunque creas que no)

Esto es lo que me dicen muchos propietarios: "Yo sé lo que tengo en mi piso, no necesito una lista". Vale, hasta que un huésped se lleva 3 toallas, la limpiadora te dice que faltan 6 copas y tú no sabes si es verdad o si nunca hubo 6 copas.

Un inventario bien hecho te sirve para:

• Reclamar daños o robos al huésped con pruebas. Sin inventario, no hay reclamación posible.
• Coordinar con la limpiadora: sabe qué debe haber en cada armario y avisa si falta algo.
• Reponer sin pensar: en vez de mirar qué falta cada semana, tienes una lista fija.
• Traspasar la gestión: si un día contratas a alguien o vendes la propiedad, todo está documentado.
• Deducir gastos: cada compra que haces para el piso es un gasto deducible. Si lo tienes registrado, Hacienda te lo pone fácil.

Y sobre todo: te evita esa sensación horrible de "creo que faltaba algo pero no sé qué".

Qué debe incluir un inventario completo

No se trata solo de contar cucharas. Un inventario decente tiene varias capas.

Mobiliario y electrodomésticos grandes

Todo lo que no se mueve o que costaría un dineral reponer:

• Sofás, sillones, mesas, sillas
• Camas, colchones, somieres
• Armarios, cómodas, estanterías
• Nevera, lavadora, horno, microondas, vitrocerámica
• TV, router, aire acondicionado, calentador

De cada uno anota: marca, modelo, fecha de compra, precio, número de serie (si aplica) y factura guardada. Esto es oro cuando pasa cualquier cosa con la garantía o con el seguro.

Menaje de cocina

Aquí es donde más cosas desaparecen. Sé específico:

Categoría	Cantidad recomendada (piso 4 pax)
Platos llanos	6-8
Platos hondos	6-8
Platos de postre	6-8
Vasos de agua	6-8
Copas de vino	6-8
Tazas de café	6-8
Cubiertos (juego)	6-8
Sartenes	2 (una grande, una pequeña)
Ollas	2-3
Cuchillos de cocina	3-4

Si quieres profundizar en esto, tengo un post detallado sobre menaje de cocina en vivienda turística y otro sobre vajilla y cristalería.

Ropa de cama y baño

La regla básica es tener 3 juegos por cama: uno puesto, uno lavándose, uno de repuesto. Lo mismo con toallas.

Apunta cantidad exacta de:

• Sábanas bajeras (por tamaño de cama)
• Sábanas encimeras / fundas nórdicas
• Fundas de almohada
• Almohadas
• Nórdicos y mantas
• Toallas de mano, ducha y bidé
• Alfombrillas de baño

Más detalle en el post sobre ropa de cama en vivienda turística.

Decoración y pequeños objetos

Esto es lo que la gente olvida y luego se sorprende cuando desaparecen:

• Cuadros, láminas, espejos
• Cojines decorativos
• Lámparas de mesa
• Plantas (reales o artificiales)
• Alfombras
• Adornos y jarrones

Equipamiento técnico y accesorios

• Mandos a distancia (TV, aire, garaje)
• Cables HDMI, cargadores
• Secador de pelo
• Plancha y tabla
• Aspiradora o robot
• Cafetera y accesorios
• Báscula de baño

Documentación e instrucciones

• Manual de bienvenida
• Instrucciones de electrodomésticos
• Números de emergencia
• WiFi (nombre y contraseña visible)

Cómo montar el inventario paso a paso

1. Recorre la casa habitación por habitación

Con el móvil y una hoja de cálculo (Google Sheets es perfecto). No intentes acordarte de todo desde el sofá. Ve armario por armario, cajón por cajón.

2. Fotografía todo

Haz fotos generales de cada habitación y fotos concretas de:

• Cajones abiertos de cocina
• Interior de armarios
• Estanterías
• Muebles con marcas de fábrica visibles

Estas fotos son tu prueba si un huésped se lleva algo o rompe algo.

3. Numera las unidades

No pongas "varios vasos". Pon "8 vasos de agua". La precisión es lo que te permite reclamar después.

4. Añade valor de reposición

Al lado de cada ítem, cuánto te costaría reponerlo hoy. Esto te sirve para:

• Calcular fianzas realistas
• Reclamar daños con números concretos
• Saber cuánto vale realmente el contenido de tu piso (para el seguro)

5. Guarda las facturas

Crea una carpeta en Google Drive con las facturas de todo lo que compras. Si un día tienes una inspección, un siniestro o una revisión fiscal, agradecerás tenerlo.

Aviso importante: para deducirte los gastos en el IRPF necesitas factura a tu nombre (o al del titular de la actividad). Los tickets simplificados no valen. Más info en el post sobre gastos deducibles.

Cómo mantenerlo actualizado sin volverte loco

El inventario no es un documento que haces una vez y guardas. Es un ser vivo.

Revisión mensual con la limpiadora

Cada mes (o cada 4-5 estancias, lo que llegue antes), la persona que limpia hace un repaso rápido y anota qué falta. Le pasas un checklist simplificado y te devuelve una lista de reposiciones.

Registro de reposiciones

Cada vez que compras algo para el piso, lo apuntas: qué, cuándo, cuánto costó. Esto sirve para dos cosas: saber qué se rompe/desaparece más (y actuar en consecuencia) y tener los gastos ordenados para la declaración.

Revisión completa cada 6 meses

Dos veces al año, revisión a fondo. Sacas todo, cuentas, comparas con el inventario original y actualizas.

Cómo usar el inventario para reclamar daños

Aquí está la clave: si un huésped te rompe algo o se lleva algo, ¿cómo lo demuestras?

1. Foto del inventario antes del check-in (o inventario general con fecha)
2. Foto del estado después del check-out
3. Factura o valor de reposición del objeto
4. Comunicación con el huésped por escrito (a través de la plataforma)

Con eso, tanto Airbnb como Booking suelen dar la razón al anfitrión si la reclamación es razonable. Sin eso, olvídate.

Más sobre esto en el post de daños y fianzas.

Errores típicos que veo constantemente

Inventario demasiado genérico

"Cocina completa" no vale. Necesitas cantidades exactas.

No actualizar tras compras

Compras una cafetera nueva y no la añades. Al mes, no sabes si te la han robado o si nunca la registraste.

No compartirlo con la limpiadora

Es la persona que más cosas ve a diario. Si no tiene acceso al inventario, estás perdiendo su ayuda.

No incluir consumibles

Sal, aceite, papel higiénico, pastillas de lavavajillas... también forman parte del inventario, aunque se repongan constantemente. Te ayuda a calcular cuánto gastas al mes en esto.

Guardar solo en papel

Si está solo en un cuaderno en el piso, un día desaparece. Digital y en la nube, siempre.

Plantilla básica para empezar hoy

Abre un Google Sheets con estas columnas:

| Habitación | Categoría | Ítem | Cantidad | Marca/Modelo | Precio compra | Fecha compra | Valor reposición | Notas |

Empieza por la cocina (donde más cosas hay) y ve avanzando. En una tarde tienes el 80% hecho.

Cómo encaja Autoregistro

Tener tu operación ordenada empieza por lo básico: saber qué tienes en el piso y quién está en él en cada momento.

En Autoregistro nos ocupamos de la segunda parte. Tus huéspedes rellenan un formulario online con sus datos, y nosotros los enviamos automáticamente a SES Hospedajes. Sin líos, sin subir datos a mano, sin partes rechazados a las 11 de la noche.

Cuesta 1 euro al mes por propiedad. Menos que un café. Y te quita de encima una de las tareas más pesadas de la gestión diaria, para que tengas tiempo de mantener tu inventario al día y todo lo demás.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio tener un inventario por ley?

No hay una ley estatal que te obligue a tener un inventario detallado. Pero sí que la normativa autonómica exige que la vivienda esté equipada con lo necesario para la estancia. Tener un inventario es más una cuestión de gestión y protección propia que una obligación legal.

¿Debo enseñar el inventario al huésped al llegar?

No hace falta enseñarlo entero, pero sí es buena práctica dejar una copia visible del manual de bienvenida con lo básico. Si en algún momento hay disputa por daños, poder mostrar el inventario ayuda mucho.

¿Cada cuánto reviso el inventario a fondo?

Recomiendo revisión rápida mensual (con la limpiadora) y revisión completa cada 6 meses. En temporada alta, mejor cada 3-4 meses.

¿Qué hago si un huésped se lleva algo?

Documenta con fotos antes/después, calcula el valor de reposición, contacta al huésped por la plataforma de reserva (Airbnb, Booking) y abre reclamación con las pruebas. Sin inventario previo, la plataforma casi nunca te dará la razón.

¿Puedo deducir el inventario como gasto?

Sí, todo lo que compras para el equipamiento del piso es gasto deducible en el IRPF si tienes factura a tu nombre. Los objetos duraderos (muebles, electrodomésticos) se amortizan a lo largo de varios años; los consumibles se deducen íntegramente en el año.