Facturas y recibos en tu vivienda turística: cuándo emitirlos, qué poner y cómo no liarla con Hacienda

Tienes un huésped que te pide factura. Otro que quiere un recibo "para la empresa". Y tú no sabes muy bien qué darle, qué datos poner ni si es obligatorio. Tranquilo, le pasa a casi todo el mundo. En este post te explico cuándo tienes que emitir factura en tu vivienda turística, qué información tiene que llevar, qué diferencia hay entre factura ordinaria y simplificada, y cómo montarte un sistema que te ahorre tiempo (y sustos con Hacienda).

Lo primero: ¿estás obligado a emitir factura?

La respuesta corta es: sí, casi siempre. El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) obliga a los empresarios y profesionales a expedir factura por las operaciones que realizan. Y aunque tú no te sientas "empresario", a efectos fiscales el alquiler turístico es una actividad económica cuando prestas servicios complementarios, o una cesión de uso cuando no los prestas. En ambos casos, hay obligación de documentar los ingresos.

La pregunta más correcta es: ¿factura completa o factura simplificada (lo que antes se llamaba ticket)?

Factura simplificada: la que usarás el 90% del tiempo

Puedes emitir factura simplificada cuando:

• El importe es menor de 400 euros (IVA incluido), siempre.
• El importe es menor de 3.000 euros (IVA incluido) en operaciones donde tradicionalmente se emitían tickets: hostelería, transporte de personas, aparcamientos... y aquí entra el alojamiento turístico.

En la práctica, para una estancia normal de fin de semana o semana, la factura simplificada te vale.

Factura ordinaria (completa): cuando el huésped la pide

Tienes que emitir factura completa siempre que:

• El destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y la pida (típico: viajero de empresa).
• El destinatario sea un particular que la exija para ejercer un derecho fiscal.
• La operación supere los 3.000 euros.
• La operación sea intracomunitaria o de exportación.

Traducción: cuando un huésped te dice "necesito factura con los datos de mi empresa", tienes que hacerla completa. Sin excusas.

Qué datos debe llevar cada tipo

Factura simplificada

Dato	Obligatorio
Número y serie	Sí
Fecha de expedición	Sí
Fecha de la operación (si es distinta)	Sí
NIF del emisor (tú)	Sí
Nombre y apellidos o razón social del emisor	Sí
Descripción del servicio	Sí
Tipo de IVA aplicado (o "IVA incluido")	Sí
Importe total	Sí
NIF y nombre del destinatario	Solo si lo pide

Factura ordinaria

Todo lo anterior, más:

• Datos completos del destinatario: nombre, NIF y domicilio.
• Base imponible desglosada.
• Tipo y cuota de IVA por separado.
• Si aplica retención, indicarla.

El lío del IVA: ¿con o sin?

Aquí es donde mucha gente se equivoca. El IVA en alquiler turístico depende de si prestas servicios propios de la hostelería o no. Ya lo trato en profundidad en IVA en el alquiler turístico en España, pero el resumen rápido:

• Alquiler sin servicios hoteleros (solo entregas llaves y haces limpieza al final): exento de IVA. En la factura pones "Operación exenta de IVA según art. 20.Uno.23 LIVA".
• Alquiler con servicios hoteleros (limpieza durante la estancia, cambio de sábanas, recepción, desayuno...): sujeto a IVA al 10%.

Ojo: si alquilas a través de Airbnb o Booking, esto NO cambia tu situación de IVA. Lo que cambia es que la plataforma puede emitir facturas en tu nombre por la comisión, pero el servicio principal lo prestas tú.

Y si soy no residente, ¿qué?

Cambia bastante. Si eres no residente UE tienes obligaciones distintas, y si eres no residente fuera de la UE, todavía más. Lo cuento en detalle en Alquiler turístico siendo no residente.

Factura vs recibo: no son lo mismo

Me lo preguntan mucho. Un recibo es un documento que acredita un pago, pero no tiene validez fiscal para deducir gastos. Una factura sí.

Documento	Valor fiscal	Cuándo usarlo
Recibo	No deducible	Confirmar un cobro informalmente
Factura simplificada	Deducible con limitaciones	Operaciones pequeñas
Factura ordinaria	Totalmente deducible	Cuando el cliente lo necesita para su contabilidad

Si un huésped te pide "un recibo", pregúntale para qué lo quiere. Si es para presentarlo en su empresa, lo que necesita es una factura.

Numeración: el detalle que mucha gente se salta

Las facturas deben numerarse de forma correlativa. Puedes usar series distintas si te organiza (por ejemplo, una serie por propiedad), pero dentro de cada serie tiene que ser correlativa y sin saltos.

Ejemplos válidos:

• 2025/001, 2025/002, 2025/003...
• A-001, A-002 (para propiedad A) y B-001, B-002 (para propiedad B).

Lo que NO puedes hacer: saltarte números porque "esa factura la anulé". Si anulas, emites una factura rectificativa (serie R o similar) que referencie la original.

Plazos: cuándo emitir y cuándo conservar

Cuándo emitir

• Si el destinatario es particular: en el momento del cobro o de prestar el servicio.
• Si el destinatario es empresario/profesional: antes del día 16 del mes siguiente al de la operación.

En la práctica, lo más limpio es emitir la factura el día del check-out. Así está todo cuadrado.

Cuánto tiempo guardarlas

Mínimo 4 años por la Ley General Tributaria. Pero te recomiendo guardarlas 6 años para cubrir también la prescripción mercantil. Y si te piensas deducir gastos relacionados, esos justificantes también.

Más sobre conservación de documentos relacionada con huéspedes en ¿Debo guardar los partes de viajeros firmados?.

Cómo montar el sistema sin volverte loco

Si tienes 1 o 2 propiedades y pocas reservas, una hoja de Excel y un PDF te puede valer. Si tienes más volumen, mejor un software.

Opción 1: Excel + plantilla PDF

Coste: 0 euros. Tiempo: 5-10 minutos por factura. Riesgo de errores: medio (numeración, fórmulas).

Opción 2: programas de facturación gratuitos o baratos

Hay opciones como FacturaDirecta, Holded en plan básico, Quipu, Anfix... Rondan los 10-30 euros al mes. Te numeran automáticamente, generan PDFs, llevan registro y los puedes exportar al asesor.

Opción 3: tu PMS o channel manager

Muchos PMS (Smoobu, Lodgify, Avantio...) tienen módulo de facturación. Si ya pagas uno, aprovéchalo. Sobre cuándo merece la pena un PMS o channel manager, te cuento más en ¿Necesitas un channel manager?.

Errores típicos que pagas caros

1. Emitir solo cuando te lo piden. Aunque el huésped no pida factura, tú tienes que documentar el ingreso. Mínimo factura simplificada.
2. No incluir el NIF del huésped cuando lo pide. Si te lo pide para deducírselo, lo necesita sí o sí.
3. Saltarte números. Es la primera bandera roja en una inspección.
4. Mezclar series sin lógica. Si usas varias series, documenta el criterio.
5. No conservar copia. La factura es tuya también. Guarda PDF + respaldo en la nube.
6. Poner IVA cuando no toca (o al revés). Revisa bien tu situación con un asesor.

Y las facturas que TÚ recibes (gastos)

Para deducirte un gasto necesitas factura a tu nombre con tu NIF. Un ticket de Mercadona con productos de limpieza, por ejemplo, no te vale como factura completa (aunque en algunos casos las simplificadas con tus datos sí). Pide siempre factura cuando compres algo para la vivienda turística.

Sobre qué gastos puedes deducirte y cómo, tengo un post dedicado: Qué gastos puedo deducirme del alquiler turístico.

Cómo encaja Autoregistro

Autoregistro no emite facturas, eso lo hace tu software de facturación o tu asesor. Lo que sí hace es quitarte de en medio la parte del registro de viajeros: tus huéspedes rellenan un formulario online con sus datos, y esos datos se mandan automáticamente a SES Hospedajes. Tú no tocas nada.

Cuesta 1 euro al mes por propiedad. Menos que un café. Y mientras tú te ocupas de tener tus facturas en orden, nosotros nos ocupamos de que los partes lleguen donde tienen que llegar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir una sola factura por toda la estancia o tengo que hacer una por noche?

Una por toda la estancia. La factura documenta la operación, y la operación es la estancia completa, no cada noche.

Si el huésped paga por Airbnb, ¿tengo que hacerle factura yo?

Sí. Airbnb es solo la pasarela de pago y el intermediario. El servicio se lo prestas tú, así que la factura la emites tú. Airbnb te emitirá una factura a ti por sus comisiones (separadamente).

¿Puedo emitir facturas en inglés?

Sí, puedes emitirlas en cualquier idioma, pero si Hacienda te las pide, puede exigir una traducción jurada. Lo más práctico: bilingüe español-inglés.

¿Qué pasa si me olvido de emitir una factura?

Tienes que regularizarlo cuanto antes. Si se trata de algo puntual, emite la factura con la fecha correcta de la operación. Si Hacienda lo detecta y no lo has hecho, la sanción mínima es del 1% del importe no facturado, con mínimo 300 euros.

¿Y si el huésped me pide la factura meses después del check-out?

Tienes que hacérsela. Le emites una factura con fecha de expedición actual pero indicando la fecha real de la operación (la estancia). Y si ya habías emitido una simplificada sin sus datos, ahora puedes emitir una ordinaria con sus datos completos siempre que esté dentro del plazo (4 años).